Ile kosztuje księgowość spółki cywilnej?

Spółka cywilna to forma prowadzenia działalności gospodarczej, która stanowi umowę pomiędzy wspólnikami. Niemniej jednak muszą oni prowadzić księgowość spółki. Zadanie to można powierzyć również biuru księgowemu. Często decydują się na to w szczególności małe spółki, których nie stać na zatrudnianie księgowej. Ile kosztuje księgowość spółki cywilnej? Odpowiadamy.

Forma prowadzenia księgowości w spółce cywilnej

Na początku spółka musi wybrać formę prowadzenia księgowości. Spółki cywilne mogą korzystać z formy uproszczonej bądź od razu zacząć od pełnych ksiąg. Na czym polega różnica? Otóż uproszczona księgowość obliguje do ewidencjonowania tych operacji gospodarczych, które mają wpływ na ustalenie podstawy opodatkowania. Oczywiście spółka musi również prowadzić ewidencję majątku, jednak w znacznie uproszczonej formie. Co więcej, uproszczona księgowość nie wymaga tworzenia sprawozdań finansowych czy innego rodzaju raportów, chyba że na potrzeby podmiotów zewnętrznych. Można je również tworzyć na potrzeby własne.

Tymczasem pełne księgi to zupełnie inna bajka. Tutaj bowiem musimy ewidencjonować każdą złotówkę, która przepływa przez finanse spółki. Pełna księgowość jest niestety o wiele bardziej skomplikowana niż księgowość uproszczona. Nie tylko należy ewidencjonować większą ilość operacji gospodarczych, ale również przygotowywać sprawozdania i raporty finansowe. Pełne księgi w przypadku spółek cywilnych są zazwyczaj wyborem, a nie przymusem. Niemniej jednak pełną księgowość muszą prowadzić podmioty, których przychody przekraczają 2 miliony euro w skali roku. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP na pierwszy roboczy dzień października. Warto jednak pamiętać, że przychody spółek cywilnych rzadko kiedy przekraczają aż tak dużą kwotę.

Jaką więc formę prowadzenia księgowości wybrać w przypadku spółek cywilnych? Firmy księgowe rekomendują uproszczoną księgowość, która jest nie tylko prostsza, ale również znacznie tańsza. Poniżej zestawiono kluczowe różnice między obiema formami:

Uproszczona księgowość — ewidencja operacji wpływających na podstawę opodatkowania, brak obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych, niższe koszty obsługi.
Pełna księgowość — ewidencja każdej operacji gospodarczej, obowiązek sporządzania sprawozdań i raportów finansowych, wyższe koszty obsługi.
Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg pojawia się, gdy roczne przychody spółki przekroczą równowartość 2 milionów euro.
Przeliczenia limitu dokonuje się według średniego kursu NBP na pierwszy roboczy dzień października danego roku.

Ile kosztuje uproszczona księgowość spółki cywilnej?

Nie możemy jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile zapłaci spółka cywilna za prowadzenie księgowości uproszczonej. Wszystko zależy bowiem od miasta, w którym działa firma, ilości dokumentów do zaksięgowania czy polityki biura rachunkowego. Na ogół cena za miesięczne prowadzenie księgowości zaczyna się od 100 zł. Nie jest to dużo, jednak w przypadku większej ilości dokumentów cena może wynieść nawet 500–600 zł miesięcznie. Do samego prowadzenia księgowości dochodzi jeszcze rozliczanie podatkowe wspólników spółki. Pamiętajmy bowiem, że spółka cywilna nie jest osobnym bytem prawnym. Podatnikami podatku dochodowego są więc wspólnicy, a nie spółka.

Na ostateczną cenę usługi wpływa wiele czynników. Warto je znać przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym:

Lokalizacja biura rachunkowego — w dużych miastach stawki są zazwyczaj wyższe niż w mniejszych miejscowościach.
Liczba dokumentów księgowych miesięcznie — im więcej faktur i operacji, tym wyższy koszt obsługi.
Forma opodatkowania wspólników — ryczałt, podatek liniowy lub skala podatkowa mogą wpływać na zakres pracy księgowej.
Rejestracja do VAT — spółki będące płatnikami VAT generują dodatkowe obowiązki ewidencyjne i deklaracyjne.
Polityka cenowa konkretnego biura rachunkowego — niektóre biura stosują stałe abonamenty, inne rozliczają się za każdy dokument.

Pełne księgi w spółce cywilnej — cena

Koszty prowadzenia pełnej księgowości w spółce cywilnej również nie są z góry określone. Pamiętajmy jednak, że pełne księgi zawsze są droższe niż księgowość uproszczona. Wynika to z faktu, iż księgowa musi wykonać znacznie więcej zadań, aby móc zamknąć miesiąc czy wyliczyć podstawę opodatkowania. Faktura za prowadzenie pełnych ksiąg zaczyna się od 250 zł. Mamy więc średnio o 150 zł różnicy pomiędzy najniższą ceną za księgowość uproszczoną a pełne księgi. Tymczasem miejmy świadomość, że koszty prowadzenia pełnej księgowości mogą dobić nawet do 1000–1200 zł miesięcznie. Różnica jest więc naprawdę duża.

Stąd też nikogo nie dziwi, dlaczego spółki cywilne zwykle wybierają uproszczoną księgowość. Czasami jednak nie mają wyjścia i ze względu na wysokość przychodów muszą przejść na pełne księgi. Warto pamiętać, że sam proces przechodzenia z księgowości uproszczonej na pełne księgi to koszt kilkuset złotych. Zmiana formy ewidencji wiąże się z koniecznością inwentaryzacji majątku, sporządzenia bilansu otwarcia oraz dostosowania systemu księgowego do nowych wymagań — co generuje jednorazowe wydatki po stronie spółki.

Zobacz również:

Usługi dodatkowe biura rachunkowego

Samo prowadzenie księgowości spółki cywilnej może wydawać się niedrogie, jednak powinniśmy pamiętać o kosztach dodatkowych. Wbrew pozorom mogą być one naprawdę wysokie. Sporządzenie sprawozdania finansowego może kosztować nawet 500 zł, natomiast wystosowanie raportu dla banku w ciągu kilku dni nawet i drugie tyle. Powodem jest fakt, iż przy uproszczonej księgowości trudno jest wygenerować potrzebne dane do sprawozdania finansowego. Takie zaś usługi jak prowadzenie windykacji czy roczne rozliczenie podatkowe mogą kosztować od 100 zł do nawet 500 zł.

Warto zawczasu zapytać biuro rachunkowe o pełny cennik usług dodatkowych, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków. Do najczęściej zlecanych usług uzupełniających należą:

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego — koszt od 300 do 500 zł.
Przygotowanie raportu finansowego na potrzeby banku lub instytucji kredytowej — koszt od 300 do 500 zł, szczególnie gdy wymagany jest krótki termin realizacji.
Roczne rozliczenie podatkowe wspólników — koszt od 100 do 500 zł za osobę.
Prowadzenie windykacji należności — koszt uzależniony od liczby dłużników i wartości wierzytelności.
Reprezentowanie spółki przed urzędem skarbowym lub ZUS — koszt ustalany indywidualnie.
Doradztwo podatkowe i optymalizacja podatkowa — wyceniane godzinowo lub ryczałtowo.

Samodzielne prowadzenie księgowości spółki cywilnej

Wspólnicy spółki cywilnej mogą również prowadzić księgowość we własnym zakresie. Wtedy będzie trzeba wykupić licencję na korzystanie z programu księgowego. Najprostsze programy można wykupić już od 100 zł miesięcznie, co w przypadku małych spółek jest bardzo opłacalne. Wykupienie licencji jest jedynym stałym kosztem, jaki ponosimy z tytułu samodzielnego prowadzenia księgowości.

Jeżeli jednak chcemy zgłębić swoją wiedzę z zakresu księgowości i podatków, musimy wziąć udział w specjalistycznym szkoleniu. To zaś oznacza dodatkowe, nierzadko wysokie koszty. Szkolenie może kosztować 500 zł, a bardzo specjalistyczne nawet i 1000 zł. Warto jednak minimum raz w roku wziąć w nim udział. Pozwoli to dowiedzieć się o zmianach w przepisach podatkowych, co pomoże właściwie prowadzić księgowość i uniknąć kosztownych błędów podczas rozliczeń z urzędem skarbowym czy ZUS.

Decydując się na samodzielne prowadzenie ksiąg, warto wziąć pod uwagę zarówno korzyści, jak i potencjalne ryzyka tego rozwiązania:

Niższe koszty miesięczne — brak opłat dla biura rachunkowego, jedynie koszt licencji na oprogramowanie.
Pełna kontrola nad dokumentacją finansową spółki na bieżąco.
Konieczność regularnego śledzenia zmian w przepisach podatkowych i rachunkowych.
Ryzyko popełnienia błędów skutkujących sankcjami ze strony urzędu skarbowego.
Dodatkowy czas poświęcony na obsługę księgową zamiast na rozwój działalności.
Konieczność inwestycji w szkolenia i aktualizacje wiedzy — minimum raz w roku.